1. Resumo Executivo

Sistema web responsivo para gerenciar contratos de licitação, controle de produtos/itens contratados, lançamentos de atendimento (vendas/entregas) com dedução automática de saldo, anexo de documentos (contratos, notas fiscais), emissão de relatórios (PDF / Excel) e acompanhamento por usuários distribuídos (colaboradores em smartphones, notebooks ou desktops). O sistema centraliza histórico, gera percentuais de atendimento por contrato, controla itens ganhos/perdidos e mantém cadastro de órgãos/contatos, tudo com segurança, auditoria e opções de integração (assinatura digital, NF-e, ERPs).

2. Objetivos Principais

• Registrar contratos de licitação com todos os metadados (nº contrato, nº do ato, vigência, empenho, valores).
• Controlar itens/produtos por contrato (quantidade contratada, preço unitário).
• Lançar atendimentos/entregas e notas fiscais vinculadas ao contrato, reduzindo automaticamente o saldo de itens e do total do empenho.
• Gerar indicadores: percentual atendido por contrato, total atendido por período, contratos próximos do vencimento.
• Permitir anexos e histórico por contrato (contrato assinado, aditivos, notas fiscais, comprovantes).
• Permitir acesso multiusuário, com permissões (visualizar, lançar, aprovar, administrar).
• Exportar relatórios em PDF e Excel; filtros avançados e dashboards resumidos.

3. Módulos Funcionais (detalhado)

3.1. Gestão de Contratos

• Cadastro de contrato: nº do contrato, tipo, nº do ato, objeto, órgão/município, vigência (início/fim), valor total do empenho, observações, status (ativo, encerrado, rescindido).
• Aditivos: criação/registro de aditivos que alterem quantidades, valores ou prazo.
• Histórico de alterações (auditoria).

3.2. Itens / Produtos contratados

• Cada contrato possui N itens: descrição, código interno (SKU), unidade de medida, quantidade contratada, preço unitário, total item.
• Marcacao de itens “ganhos” e “perdidos” (ex.: em processos comparativos); para itens perdidos registrar empresa vencedora e preço vencedor.
• Banco de produtos global com busca/autocomplete para reaproveitamento.

3.3. Atendimento / Consumo (Lançamento de vendas/entregas)

• Lançamento de quantidade atendida por item (vinculado a contrato e a um pedido ou nota fiscal).
• Registro da Nota Fiscal: nº, série, valor, data, XML/PDF anexados.
• Cálculo automático de saldo por item (quantidade contratada – somatório atendido).
• Bloqueio de lançamento quando ultrapassa quantidade/valor permitido (opcional aviso/alerta).

3.4. Financeiro simplificado

• Controle do empenho vs entregue: somatório de valores faturados, saldo financeiro, alertas de limite.
• Relatório de fluxo por contrato: valores mensais atendidos.

3.5. Cadastro de Órgãos / Unidades / Contatos

• Cadastro completo de prefeituras/órgãos: nome, CNPJ, departamento, contatos (nome, telefone, e-mail), endereço, observações.
• Vínculo entre contratos e órgãos.
• Histórico de contato (registro de chamadas, e-mails, protocolos).

3.6. Usuários, Perfis e Permissões (RBAC)

• Perfis: Administrador, Gestor, Operador de Lançamento, Leitura / Auditoria.
• Controle granular: ver/editar contratos, aprovar notas, exportar relatórios, gerenciar usuários.

3.7. Relatórios e Dashboards

• Dashboard com KPIs: total contratado, total atendido, % médio atendido, contratos próximos do vencimento, contratos com saldo baixo.
• Relatórios exportáveis (PDF / Excel): por contrato, por período, por órgão, por produto, itens perdidos (quem ganhou), notas fiscais por contrato.
• Relatório de desempenho: percentual atendido por contrato (tabela + gráfico).

3.8. Anexos e Gestão Documental

• Upload de documentos por contrato e por nota fiscal (PDF, XML, imagens).
• Visualização inline, versão de documentos e histórico (quem enviou/alterou).
• Indexação para busca (por nome do arquivo, data, tipo).

3.9. Notificações e Alertas

• Alertas configuráveis: contrato vencendo, saldo abaixo de X%, limite de empenho atingido, nota fiscal pendente de anexar.
• Envio por e-mail e notificações dentro do sistema (push no navegador / web push).

3.11. Auditoria e Compliance

• Log detalhado de ações (criar, editar, excluir, anexar).
• Versão de registros críticos (contratos, aditivos).
• Permissões para exportação e retenção de logs.

4. Arquitetura Técnica (alto nível)

Banco de Dados e Armazenamento

• Backups periódicos do DB e dos objetos, testes periódicos de restore.
• Sistema opera na nuvem, assim como o servidor do banco de dados o qual dispensa por parte do cliente o trabalho de ter que cuidar pelo backup salvo na própria máquina.

5. Segurança e Conformidade

• Autenticação forte (senha + MFA opcional).
• Criptografia de dados sensíveis em trânsito (TLS) e em repouso (DB encryption).
• Controle de acesso por papel/permissão; princípio do menor privilégio.
• Proteção contra CSRF, XSS, SQL Injection com validação e sanitização.
• Logs de auditoria com retenção configurável e exportáveis.
• Política de retenção documental para contratos e XMLs de NF-e.

6. Modelo de Dados (exemplo simplificado — tabelas principais)

• users (id, nome, e-mail, senha_hash, role, last_login)
• contracts (id, numero_contrato, numero_ato, objeto, orgao_id, data_inicio, data_fim, valor_empenho, status, observacoes)
• contract_items (id, contract_id, codigo_produto, descricao, unidade, quantidade_contratada, preco_unitario, total_item, tipo_status [ganho/perdido])
• product_catalog (id, codigo, descricao, unidade, categoria)
• deliveries / attendances (id, contract_item_id, data, quantidade, valor_total, nota_fiscal_id, usuario_id)
• invoices (id, numero, serie, data, valor, arquivo_pdf, arquivo_xml, contract_id)
• organs (id, nome, cnpj, contato_principal, email, telefone, endereco)
• attachments (id, parent_type, parent_id, filename, path, uploaded_by, upload_date)
• audit_logs (id, user_id, action, target_type, target_id, timestamp, details)

7. Telas / UX Sugeridas

• Sistema multiplataforma, optimizado em smartphones, tablets e computadores
• Tela inicial / Dashboard (KPIs e gráficos).
• Listagem de contratos (filtros por órgão, status, vigência, % atendido).
• Visualizar contrato (abas: resumo, itens, atendimentos/Notas, anexos, aditivos, histórico).
• Cadastro/edição de contrato (formulário completo).
• Tela lançamentos/Notas (incluir upload do XML/PDF).
• Cadastro de produtos (catálogo com busca).
• Relatórios (filtros + exportar).
• Gestão de usuários e permissões.
• Painel de notificações e logs.

8. Relatórios (exemplos e campos)

• Relatório Contrato — Resumo PDF/Excel: nº contrato, órgão, vigência, valor empenho, valor entregue até hoje, % atendido, saldo financeiro, itens com qtd contratada / atendida / saldo.
• Relatório Detalhado por Item: item, qtd contratada, qtd acumulada atendida (mensal por linha), notas fiscais vinculadas.
• Relatório Itens Perdidos: lista de itens não ganhos no processo, empresa vencedora, preço vencedor.
• Relatório por Órgão / Município: contratos ativos, total contratado, total atendido.
• Relatório de Vencimentos: contratos com vencimento nos próximos X dias (filtro).
• Exportar em PDF (template profissional com logo) e Excel (colunas filtráveis).

9. Funcionalidades Avançadas Opcionais

Importador de contratos via planilha (Excel/CSV) para migração de histórico.

10. Backups, Retenção e Continuidade

• Backups diários automáticos do banco de dados com retenção configurável.
• Snapshot dos buckets de objetos (arquivos) com replicação entre regiões (opcional).
• Plano de Disaster Recovery mínimo: recuperação do banco + arquivos; testes trimestrais de restore.
• Logs de acesso e eventos armazenados por período definido (ex.: 1 ano) para auditoria.

11. Aceitação Mínima (critérios)

• Cadastro e edição de contratos com itens e aditivos funcionais.
• Lançamento de atendimentos/Notas vinculado a contrato, com dedução automática de saldo e cálculo de % atendido.
• Upload/visualização de anexos por contrato e por nota.
• Exportação de relatórios em PDF e Excel.
• Sistema responsivo e autenticado com perfis básicos (Admin / Usuário).
• Logs de auditoria funcionando.

12. Implantação e Rollout (fases — sem estimativa temporal)

• Fase A — Levantamento e Validação: revisar os dados existentes, mapear processos e regras de negócio, definir campos obrigatórios e templates de importação.
• Fase B — MVP: implementar Cadastro de Contrato, Itens, Lançamento de Atendimentos/Notas, Anexos e Relatórios básicos.
• Fase C — Ampliação: adicionar dashboard, notificações, aditivos, relatórios avançados e catálogo de produtos.
• Fase D — Integrações & Avançado: integração NF-e, assinatura digital, SSO, OCR.
• Fase E — Produção e Treinamento: migração de dados, validação, treinamento de usuários e documentação.
• Fase F — Suporte e Evolução: monitoramento, correções, melhorias e novas demandas.

13. Documentação Técnica

• Aplicação web (frontend + backend) em ambiente de homologação e produção.
• Documentação técnica e manual do usuário.
• Scripts de migração/importação de dados.
• Procedimento de backup e restore documentado.
• Plano de treinamento e checklist de validação.

14. Funcionalidades com Base na Sugestão do Cliente

• Banco de produtos: criar catálogo reutilizável para evitar cadastros repetidos. Ao lançar atendimento permitir autocomplete e sugestões por histórico.
• Percentual de atendimento: mostrar em destaque no card do contrato (% atendido, gráfico de progresso).
• Visão por mês: manter aba com histórico mensal (quantidades entregues por mês) e total acumulado para acompanhar 12 meses de vigência.
• Registro de itens ganhos/perdidos: tela para comparar processos, com campo “empresa vencedora” e justificativas; útil para análise comercial.
• Acesso remoto: garantir experiência móvel para colaboradores que consultam contratos in loco, com filtros rápidos (contratos do município X, itens com saldo > 0).
• Campos configuráveis: permitir que o administrador adicione campos customizados em contratos (ex.: cláusulas específicas, KPI próprios).
• Permissões por contrato: permitir que alguns usuários visualizem somente contratos de um ou mais municípios/órgãos específicos.